Будем на Ты с бухгалтерией

Справка для пособия по безработице

Минтруд обновил форму справки для пособия по безработице (письмо от 10.01.2019 № 16-5/В-5). Заполнять этот бланк компания не обязана. Можно составить документ в произвольной форме. Но чтобы не путаться в формулировках и не потерять важную информацию, лучше использовать рекомендованную форму.

Новая форма проще той, которую чиновники рекомендовали в 2016 году (письмо Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421). В ней, например, не надо приводить периоды за последние 12 месяцев, когда сотрудник не получал зарплату. В новой справке достаточно указать реквизиты компании, средний заработок сотрудника и график его работы, как на образце 1 ниже.

Справку для центра занятости просят сотрудники, которые увольняются или уже уволились. Она понадобится, чтобы встать на учет в качестве безработного. Работник вправе обратиться за справкой в момент увольнения или в любой день после ухода из организации. Для этого сотрудник пишет заявление. Компания обязана выдать ему справку в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).
Средний заработок рассчитайте за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Не включайте в расчет дни командировки, больничного и другие неотработанные периоды. Если сотрудник не работал весь расчетный период, например болел или был в отпуске без сохранения зарплаты, возьмите ближайшие три месяца, в которых есть отработанные дни (п. 3—5 постановления Минтруда от 12.08.2003 № 62)

Справка о заработке для визы

Специальной формы для справки при выезде за границу нет. Требования к ее оформлению и содержанию устанавливает консульство страны. Объясните это сотруднику, который придет просить справку. Пусть уточнит в визовом центре, что писать в документе. Тогда вам не придется переделывать справку, а сотруднику несколько раз ходить в консульство.

Мы выяснили, какую информацию европейские страны и США хотят знать о въезжающих в их страну россиянах. Выбрали главные требования. Как правило, в справках просят указать реквизиты компании, должность работника, размер его оклада, зарплаты или доход за определенный период. Требования к периодам у разных стран свои. Например, для туристической или деловой визы в Италию просят сообщить о ежемесячном окладе. Этих же сведений ждет и посольство Испании. А вот для визы в США нужно указать не оклад, а ежемесячную зарплату. Посольства некоторых стран просят указать не оклад и зарплату, а доход работника, например за полгода или год.

Напишите в справке о датах отпуска сотрудника. С какого числа он уходит в отпуск и когда вернется на работу. Некоторые консульства просят уточнить, что на время отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место. Если сотрудник не сообщил о конкретных требованиях к справке, можете составить ее по нашему образцу 2. Справку выдайте по письменному заявлению сотрудника. На это у вас есть три рабочих дня с момента, когда получили заявление (ч. 1 ст. 62 ТК).

Дата- Поставьте дату, когда выдаете сотруднику справку. Но предупредите работника, что старые справки консульство может не принять. Обычно просят справку не старше мясяца.

Подпись-Подпишите справку у директора и главного бухгалтера. Такие требования у большинства консульств.

**Что делать, если сотрудник попросил справку на английском языке**

Государственный язык на всей территории России — русский (п. 1 ст. 68 Конституции). Поэтому работодатель не обязан выдавать сотруднику по его запросу справку на иностранном языке. Вы можете оформить обычную справку. Посоветуйте работнику перевести ее и заверить перевод у нотариуса (п. 6 ч. 1 ст. 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Справка для больничных пособий на новом месте работы

В день увольнения компания обязана выдать сотруднику справку о заработке за два года. Составляйте ее по установленной форме (утв. приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н). Этот документ увольняющийся передаст новому работодателю. Информация из нее поможет правильно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности и другие виды пособий, которые платят за счет соцстраха.

Выдать справку надо в день увольнения сотрудника. Если он повторно обратится за справкой после увольнения, выдайте документ в течение трех рабочих дней с момента получения заявления (ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Если этого не сделать, бывший работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Тогда компанию оштрафуют максимум на 50 000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП).

Заполните справку от руки или на компьютере. В ней не должно быть помарок и исправлений (п. 5 Правил, утв. приказом Минтруда № 182н). В справке укажите выплаты за два календарных года, которые предшествуют году увольнения, и за текущий год. Эти данные внесите в раздел 3 формы справки. Образец 3 ниже.